Follow-me printing

Beschrijving

Het papier- en elektriciteitsverbruik door printers is vaak hoger dan noodzakelijk doordat gebruikers:

• vergeten dat ze een printopdracht hebben gegeven en nogmaals printen
• de printopdracht naar de verkeerde printer sturen en nogmaals printen

Pas een “follow-me printing” systeem toe (ook “follow-you printing” , “mailbox systeem” en “pull-printing” genoemd). Hierbij wordt de opdracht pas werkelijk afgedrukt als de gebruiker bij de printer de opdracht start. Niet gestarte opdrachten worden na verloop van tijd automatisch verwijderd. Er zijn twee varianten, waarbij de eerste een vereenvoudigde versie van het systeem is:

1. Printerkeuze vooraf: De printopdracht wordt door de gebruiker naar één specifieke printer gestuurd, maar pas werkelijk afgedrukt, als de gebruiker bij die printer is aangekomen en aan die printer heeft aangegeven de opdracht uit te voeren.
2. Printerkeuze achteraf: De printopdracht wordt door de gebruiker naar “alle” printers gestuurd. De gebruiker gaat naar een willekeurige printer, meldt zich aan en vervolgens wordt de opdracht daadwerkelijk uitgevoerd.

Toepasbaarheid

Deze maatregel is toepasbaar in omgevingen waar meerdere printers worden gedeeld én iedere dag een stapel bedrukt papier de afvalbak in verdwijnt. De grootste winst wordt behaald bij gebruikers zonder vaste werkplek (flexwerkplekken, Het Nieuwe Werken). Ten opzichte van variant 1, is variant 2 beter toepasbaar in een omgeving met flexibele werkplekken.

Pas deze maatregel direct toe indien de printers (met een kleine software uitbreiding) geschikt zijn voor follow-me printing. Is dit niet het geval, pas follow-me printing dan toe tijdens onderhoud of een natuurlijk vervangingsmoment van het printersysteem.

Milieu aspecten

Deze maatregel bespaart op het papier-, inkt- en elektriciteitsverbruik. Het elektriciteitsverbruik is niet alleen hoger door de printopdrachten zelf, maar ook doordat er extra koeling nodig is om de warmte van de printer weg te koelen. Een printer gebruikt veel meer elektriciteit tijdens het uitvoeren van een printopdracht dan wanneer de printer in ruststand staat. Tijdens het printen kan het opgenomen vermogen al gauw boven 1kW uitkomen. Indien de printer eerst uit een stand-by-stand moet worden gehaald dan komt er, kortstondig, een vergelijkbaar vermogen voor de opwarming bij.

Financiële aspecten

De investering is afhankelijk van het printermerk. De fabrikant kan je hierin inzicht geven. De kosten zijn verder afhankelijk van het aantal printers en het aantal gebruikers. De maatregel bespaart op onnodig verbruik van papier, toner en elektriciteit. Naast kosten voor aanpassing kost follow-me printing iets meer tijd voor de medewerkers dan “conventioneel” printen. De terugverdientijd van deze maatregel is 1 tot 5 jaar.

Aanvullende informatie

Let bij de aankoop van nieuwe printers ook extra op energie-efficiëntie certificeringen, zie ook de tip Energiezuinige printers en kopieerapparaten.

Bron: Infomil